旗振りシフト割当てツールの使い方
保護者アンケート結果を基に、旗振り・挨拶当番のシフトを自動で割当てるWebツールです。
Excel入出力
希望を考慮
回数を平準化
データ送信なし
本ツールは、以下の形式で作成されたGoogleフォームの結果（Excel形式）に最適化されています。誤動作を防ぐため、推奨設定に従ってアンケートを作成してください。
以下の構成でGoogleフォームを作成することを推奨します。この設問文を使用すれば、ツールが自動的に列を認識します。
＜1-1＞お子さまの現在の学年を選択してください【必須】
＜1-2＞お子さまの現在のクラスを選択してください【必須】
＜1-3＞回答者（保護者）の氏名を教えてください【必須】
＜2-1＞期間中の参加可能回数をご回答ください【必須】
＜3-1＞参加できない特定の日付があれば入力してください【任意】
＜4-1＞参加可能な曜日をすべて選択してください【必須】
＜4-2＞参加可能な月をすべて選択してください【必須】
＜4-3＞特に「この日しか参加できない」という日付があれば入力してください【任意】
＜5-1＞ご希望する旗当番の場所を選択してください（第1希望）【必須】
＜5-2＞ご希望する旗当番の場所を選択してください（第2希望）【任意】
＜5-3＞ご希望する旗当番の場所を選択してください（第3希望）【任意】
＜5-4＞ご希望する旗当番の場所を選択してください（第4希望）【任意】
＜6-1＞各旗振り地点に欠員が生じた場合、参加可能回数を超えて追加でご対応いただけますか？【必須】
＜7-1＞その他旗振り活動に関するご意見や連絡事項等がございましたらお知らせください【任意】
| ファイル名 | 内容 | 形式 |
|---|---|---|
| 旗振りシフト日と場所.xlsx | 日付と場所のテンプレート |
Excel (.xlsx)
|
| アンケートの回答.xlsx | 保護者の希望データ |
Excel (.xlsx)
|
「旗振りシフト日と場所」と「アンケート回答」のExcelファイルをそれぞれ読み込ませます。
プレビュー画面で読み込まれたデータを確認します。
「シフトを自動割当て」ボタンをクリックします。
デフォルトでは推奨ロジック「全員最低1回保証」が選択されています。
他のロジックを使用したい場合は「詳細設定を表示」をクリックして選択できます。
割当て結果を確認し、「Excel出力」でダウンロードします。
「割当て集計」タブで各人の回数を確認できます。
| ルール | 説明 |
|---|---|
| NG条件 | 「参加できない」と回答した日・曜日・月は最優先で除外（絶対不可） |
| 参加可能回数 | 原則、回答した参加可能回数以内で割当て（追加対応可の人は例外） |
| 希望場所 | 第1～第5希望の場所のみに割当て（第4・第5希望は任意） |
| 参加可能月・曜日 | チェックが入っている月・曜日のみ割当て可能（チェックがない場合はNG） |
| 特定参加可能日指定 | 特定参加可能日が指定されている場合、その日のみに割当て |
| 同日制限 | 同一日に複数地点への割当てを禁止 |
| 平準化 | 参加可能回数が少ない人を優先的に割当て |
| 何回でも対応 | 「何回でも」選択者は回数無制限で割当て。ただし前後NG期間で間隔を確保 |
| プレ割当て | シフト表に既に文字（名前等）が入力されている枠は、割当て対象外として維持 |
| 前後NG期間制約 | 同一人物が指定日数以内に連続して割当てられることを防止（デフォルト7日、詳細設定で変更可能、「0」で無効化） |
| 複数人体制 | 地点名に「（N人体制）」を含めると、その地点に複数名を割当て可能。例：「正門前（2人体制）」 |
「割当て集計」タブでは、各保護者への割当て状況を一覧で確認できます。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| 参加可能回数列 | 各保護者がアンケートで回答した参加可能回数を表示 |
| 割当て回数列 | 実際に割当てられた回数を表示 |
| 上限超過ハイライト | 参加可能回数を超えた割当てがある場合、該当行が赤くハイライトされ⚠️マークが表示されます |
| 同姓同名対応 | 同姓同名・同学年の保護者がいる場合、自動的に番号（例：田中太郎_1年(2)）が付与されます |
割当て実行後に画面上部に表示される、各カードの数字の意味は以下の通りです。
| 項目 | 説明 | 目安・見方 |
|---|---|---|
| 有効回答者数 | アンケートに回答した人のうち、免除希望者などを除いた「シフトに入れる人数」です。 | - |
| 参加可能回数合計 | 有効回答者が「この回数ならやってもいい」と申告した回数の合計です。 ※「回数無制限」と答えた人の分は含まれません。 |
これが「供給可能な労働力」の最低ラインです。 この数字が「総枠数」より少ない場合、そもそも人手が足りていない可能性があります。 |
| 総枠数 (必要シフト) | 学校側が求めているシフトの総数です。場所数 × 日数 で計算されます。 |
これを全て埋めることが「ゴール」です。 |
| 実割当て合計 | 実際にシフト表に名前が書き込まれた回数の合計です。 ※「充足率」も併記されます。 |
- |
| 未割当て (不足枠) | 最終的に埋まらなかった枠の数です。 | 「あと〇枠の人手が必要」 という追加募集の目安になります。 |
このツールは、以下のルールに基づいて自動的にシフトを割当てます。
| 条件 | 説明 |
|---|---|
| 希望場所のみ | 参加者の「第1～第3希望」に含まれている場所にのみ割当てます。希望していない場所には絶対に割当てられません。 |
| 参加可能回数（原則） | 原則として「参加可能回数」を超えて割当てることはありません。 ※ただし、「欠員時の追加対応」に「はい」と回答した方は、参加可能回数の2倍まで割当てられる場合があります（例：2回希望→最大4回まで）。 |
| 同日重複防止 | 同じ日に同じ人が複数の場所に割当てられることはありません。 |
| 参加可能月のみ | 「参加可能な月」としてチェックされた月のシフトにのみ割当てます。 ※チェックがない月には割当てられません。 |
| 参加可能曜日のみ | 「参加可能な曜日」としてチェックされた曜日のシフトにのみ割当てます。 ※チェックがない曜日には割当てられません。 |
| 特定参加可能日優先 | 「特定の参加可能日」が指定されている場合、その日のみに割当てます。月・曜日の条件よりも優先されます。 |
| 前後NG期間制約 | 同一人物が指定日数以内に連続して割当てられることを防止します。 デフォルトは7日ですが、「詳細設定」で0～30日の範囲で変更できます。 「0」に設定するとこの制約は無効になります。 |
本ツールの標準ロジックでは、以下のメリットがあります。
通常は推奨ロジック「全員最低1回保証」がデフォルトで選択されています。
「詳細設定を表示」をクリックすると、他のロジックも選択できます。
| ロジック | 重視する点 | こんな時に使う |
|---|---|---|
| ⭐ 全員最低1回保証（推奨） | 公平性 | ほぼ全ての場合に推奨。「希望したのに0回」を防ぐ |
| 参加者優先 | 制約が厳しい人 | 「この日しかダメ」な人を確実に割当てたい場合 |
| 標準 | スロット充足 | 人手不足で空き枠を埋めることが最優先の場合 |
| 日付順 | シンプルさ | 結果比較やデバッグ用 |
画面とExcel出力の「参加可能回数合計」には、免除希望者を除く全参加者の参加可能回数が含まれます。
割当て0回の人の参加可能回数も含まれるため、「実割当て合計」と一致しない場合があります。
旗振りシフト日と場所のヘッダーとアンケートの希望場所の選択肢を完全に一致させてください。全角/半角、スペースの有無も確認してください。
前回作成したシフト表（途中まで埋まった状態）を「旗振りシフト日と場所」として読み込ませてください。
ツールは文字が入っているセルを「既に決定済み」と判断して維持し、空欄のセルだけを対象に、新しいアンケート回答を使って追加割当てを行います。
これを利用して、「1次募集で埋まらなかった枠を2次募集で埋める」といった運用が可能です。
上記の場所名不一致か、参加可能月・曜日・日付の条件が厳しすぎる可能性があります。アンケート回答を確認してください。
いいえ。すべての処理はブラウザ内で完結します。データは外部に送信されません。
「需要と供給のミスマッチ」が原因と考えられます。
数の上では足りていても、以下の理由でマッチングできない場合があります。
割当てられた保護者へ自動で指定した日時に、リマインドメールを送信する機能です。
Google Apps Script（GAS）を使用して無料で運用できます。
指定時刻に実行
担当者ごとにメール
地図などを自動添付
送信済みをアーカイブ
Googleドライブ内の「旗振り担当日リマインドメール自動送信」スプレッドシートを開き、以下のデータを貼り付けてください:
※「送信ログ」シートは自動作成されます
GAS設定ジェネレーターを開き、
シート名や列位置などを入力して「コードを生成」をクリックします。
生成されたコードを「コピー」ボタンでコピーしてください。
スプレッドシートのメニューから 「拡張機能」→「Apps Script」 を選択します。
エディタが開いたら、もともと入っているコード（function myFunction()...など）を全て削除します。
その後、ジェネレーターでコピーしたコードを貼り付け（Ctrl+V）し、保存（Ctrl+S）してください。
まず simulateTomorrow 関数を実行して、データが正しく読み取れているか確認してください。
「表示」→「ログ」 で照合結果を確認できます（メールは送信されません）。
シミュレーション結果に問題がなければ、createDailyTrigger 関数を一度実行してください。
これで毎日指定した時刻（デフォルトは担当前日の20時）に自動実行されます。
初回実行時にGoogleアカウントの権限承認画面が表示されます。
「詳細」→「（安全でないページに移動）」→「許可」をクリックしてください。
| 関数名 | 説明 |
|---|---|
sendReminders() |
📧 メイン処理: 明日の担当者にリマインドメールを送信（トリガーから自動実行） |
createDailyTrigger() |
⏰ 自動送信を開始: 毎日20時に自動実行するトリガーを設定 |
deleteDailyTrigger() |
🗑️ 自動送信を停止: トリガーを削除して自動送信を解除 |
simulateTomorrow() |
🔍 明日の送信をシミュレーション（メール送信なし、ログで確認） |
simulateToday() |
🔍 今日の送信をシミュレーション（メール送信なし） |
testSendReminders() |
🧪 今日の担当者に実際にテストメール送信 |
deleteDailyTrigger() 関数を実行すると、毎日の自動送信を停止できます。createDailyTrigger() を実行してください。